Je bent begonnen, eindelijk heb je een Virtual Assistant gevonden. Wat ben je blij, maar je vindt het ook spannend. Zijn al die verhalen nou echt waar over het besparen van tijd, geld en het creëren van rust? Of heb je juist het gevoel dat je nu nog meer stress hebt? Je moet werk op tijd aanleveren en je Virtual Assistant aan het werk houden, je hebt nu nog meer op je todo list staan in plaats van minder.. Dat is natuurlijk niet de bedoeling!
Hoe zorg je nou wel voor die rust?
Heb je van tevoren goed nagedacht over de werkzaamheden die je wilt uitbesteden? Je zegt volmondig: JA! Nou ja, eigenlijk begint de twijfel toe te slaan, heb ik hier wel goed over nagedacht? Wat waren eigenlijk je verwachtingen? Misschien heb je er niet zo goed bij stil gestaan als je in eerste instantie dacht. Nu vraag je jezelf af hoe haal ik nou het meeste uit een Virtual Assistant?
Simpel, in plaats van allemaal nieuwe werkzaamheden aan te leveren, die jouw veel tijd en stress bezorgen.. En haar veel tijd kosten omdat ze iedere keer moet uitzoeken hoe het werkt. Kun je haar het beste routineklussen geven.
Denk aan: het plaatsen van artikelen op jouw website. Jij leest een artikel die je goed kunt gebruiken op je website, mail het linkje even door met de vraag het te plaatsen + de bronvermelding natuurlijk. Je VA zoekt er een passende afbeelding bij en plaatst het op jouw website. Ze kan zelfs gelijk op je Social Media kanaal een kort bericht plaatsen over het artikel. Zo trek je direct weer nieuwe bezoekers naar jouw website.
Social Media, het bedenken van berichten kun je op ieder moment doen. Het zoeken van afbeeldingen, inplannen van je berichten op de juiste momenten, het reageren of liken van al je berichten, dat kost veel tijd, je moet een moment vinden om hier even rustig voor te zitten en voor je het weet ben je een uur verder door het lezen en reageren van alle berichten op je Social Media kanalen. Laat je VA dit doen! Maak een content kalender, dit kost even tijd maar ga er een avond voor zitten en vul die kalender voor het kwartaal, een half jaar of zelfs een jaar! Dan heb je al een deel van de werkzaamheden uitbesteed. Je VA kan dit verder zelfstandig oppakken. Zij hoeft je niet meer te storen, jij hoeft er verder niet meer aan te denken!
Vind je het nog een beetje moeilijk om het los te laten? Raak je dan voor je gevoel de ‘controle’ kwijt? Kies dan zelf een aantal afbeeldingen. Je VA kan met behulp van diverse tools deze afbeeldingen bewerken en hierin een quote plaatsen van de content die jij aangeleverd hebt. Zo creëer je gelijk een huisstijl, wat weer zorgt voor herkenning bij jouw doelgroep. Het resultaat is een professionele uitstraling.
Administratie
Nog zo’n routine klus.. Heb jij een overzicht voor de belastingdienst waarin je netjes je uren kunt verantwoorden? Moet je de facturen nog versturen? Ook dit kost veel tijd, je kunt je VA bombarderen met e-mails en zij netjes jouw uren verwerken in een overzicht, zo je urenadministratie is weer op orde, iets wat veel tijd kost maar wel belangrijk is. De facturen, je VA is geen boekhouder maar kan natuurlijk je facturen netjes naar je klanten toesturen en een kasboek voor je maken. Al deze werkzaamheden zorgen toch snel voor een behoorlijk aantal uren werk per maand. Werk waar je even voor moet gaan zitten. Goed nadenken en je concentratie bij moet houden. Besteed het lekker uit en haal het meeste uit je Virtual Assistant met routine klussen, voor jou fijner en goedkoper en voor fijner omdat ze weet waar ze aan toe is! Zo haal je het meeste uit je VA.
Wil je weten wat een Virtual Assistant nog meer voor je kan oppakken? Stuur mij gerust vrijblijvend een e-mail. Alle mails lees en beantwoord ik persoonlijk.
