Blog

Zo haal jij het meeste uit je Virtual Assistant!

Je bent begonnen, eindelijk heb je een Virtual Assistant gevonden. Wat ben je blij, maar je vindt het ook spannend. Zijn al die verhalen nou echt waar over het besparen van tijd, geld en het creëren van rust? Of heb je juist het gevoel dat je nu nog meer stress hebt? Je moet werk op tijd aanleveren en je Virtual Assistant aan het werk houden, je hebt nu nog meer op je todo list staan in plaats van minder.. Dat is natuurlijk niet de bedoeling!

Hoe zorg je nou wel voor die rust?
Heb je van tevoren goed nagedacht over de werkzaamheden die je wilt uitbesteden? Je zegt volmondig: JA! Nou ja, eigenlijk begint de twijfel toe te slaan, heb ik hier wel goed over nagedacht? Wat waren eigenlijk je verwachtingen? Misschien heb je er niet zo goed bij stil gestaan als je in eerste instantie dacht. Nu vraag je jezelf af hoe haal ik nou het meeste uit een Virtual Assistant?

Simpel, in plaats van allemaal nieuwe werkzaamheden aan te leveren, die jouw veel tijd en stress bezorgen.. En haar veel tijd kosten omdat ze iedere keer moet uitzoeken hoe het werkt. Kun je haar het beste routineklussen geven.

Denk aan: het plaatsen van artikelen op jouw website. Jij leest een artikel die je goed kunt gebruiken op je website, mail het linkje even door met de vraag het te plaatsen + de bronvermelding natuurlijk. Je VA zoekt er een passende afbeelding bij en plaatst het op jouw website. Ze kan zelfs gelijk op je Social Media kanaal een kort bericht plaatsen over het artikel. Zo trek je direct weer nieuwe bezoekers naar jouw website.

Social Media, het bedenken van berichten kun je op ieder moment doen. Het zoeken van afbeeldingen, inplannen van je berichten op de juiste momenten, het reageren of liken van al je berichten, dat kost veel tijd, je moet een moment vinden om hier even rustig voor te zitten en voor je het weet ben je een uur verder door het lezen en reageren van alle berichten op je Social Media kanalen. Laat je VA dit doen! Maak een content kalender, dit kost even tijd maar ga er een avond voor zitten en vul die kalender voor het kwartaal, een half jaar of zelfs een jaar! Dan heb je al een deel van de werkzaamheden uitbesteed. Je VA kan dit verder zelfstandig oppakken. Zij hoeft je niet meer te storen, jij hoeft er verder niet meer aan te denken! 

Vind je het nog een beetje moeilijk om het los te laten? Raak je dan voor je gevoel de ‘controle’ kwijt? Kies dan zelf een aantal afbeeldingen.  Je VA kan met behulp van diverse tools deze afbeeldingen bewerken en hierin een quote plaatsen van de content die jij aangeleverd hebt. Zo creëer je gelijk een huisstijl, wat weer zorgt voor herkenning bij jouw doelgroep. Het resultaat is een professionele uitstraling.

Administratie
Nog zo’n routine klus.. Heb jij een overzicht voor de belastingdienst waarin je netjes je uren kunt verantwoorden? Moet je de facturen nog versturen? Ook dit kost veel tijd, je kunt je VA bombarderen met e-mails en zij netjes jouw uren verwerken in een overzicht, zo je urenadministratie is weer op orde, iets wat veel tijd kost maar wel belangrijk is. De facturen, je VA is geen boekhouder maar kan natuurlijk je facturen netjes naar je klanten toesturen en een kasboek voor je maken. Al deze werkzaamheden zorgen toch snel voor een behoorlijk aantal uren werk per maand. Werk waar je even voor moet gaan zitten. Goed nadenken en je concentratie bij moet houden. Besteed het lekker uit en haal het meeste uit je Virtual Assistant met routine klussen, voor jou fijner en goedkoper en voor fijner omdat ze weet waar ze aan toe is! Zo haal je het meeste uit je VA.

Wil je weten wat een Virtual Assistant nog meer voor je kan oppakken? Stuur mij gerust vrijblijvend een e-mail. Alle mails lees en beantwoord ik persoonlijk.

Wie werken er met een Virtueel Assistent?

Wie
Vraag jij je wel eens af wie er werken met een Virtueel Assistent (VA)? Wat voor soort werkzaamheden doet een VA en wie zijn haar klanten? In dit blog vertel ik over mijn werkzaamheden en uit welke branche ondernemers komen voor wie ik werk.

Type klanten
Zelf werk ik met grote bedrijven maar ook met Zzp’ers of MKB’ers. Sommige opdrachten zijn tijdelijk, maar de meeste opdrachten die ik zelf heb, zijn vaste opdrachten. Wat voor ondernemers kiezen er voor een VA? Denk aan advocaten, bankwezen, makelaars, business coaches, webdesigners, artsen, maar ook CEO’s kiezen steeds vaker voor een VA.
Werken met een Virtueel Assistant is dus voor iedereen mogelijk.

Werkzaamheden
Bij de ene klant plan en structureer ik dagelijkse werkzaamheden, maak roosters, stuur mensen aan, plan nieuwe werkzaamheden in, vertaal artikelen vanuit het Engels naar het Nederlands, zoek afbeeldingen bij teksten, schrijf nieuwsbrieven en werk blogs uit. Ook het plaatsen van nieuwe content op websites, het maken van content kalenders, uitwerken van expertises.  Zoals je leest is mijn werk erg afwisselend, dat zorgt ervoor dat ik echt de leukste baan heb die er is!

Twijfel je of een VA iets voor jou is? Neem dan contact met mij op. VA@teunissenonlinesupport.nl

Wie werken er met een Virtueel Assistent?

Hoe start je de samenwerking met een VA?

Ben jij al een jaar ondernemer en denk je steeds vaker na over de voordelen om werk uit handen te geven? Zie je berichten voorbij komen over een Virtueel Assistent en twijfel je of het iets voor je is.. Lees dan snel verder hoe je de samenwerking start met een VA.

Wat is je doel?
Het begint door na te denken over de onderstaande vragen:
– Waarom ben je op zoek naar een VA, wat wil je bereiken?
– Welke werkzaamheden wil je uitbesteden?
– Wat zoek je in een VA?
– Hoe zie je de samenwerking voor je?
– Hoeveel tijd is er nodig voor de werkzaamheden per week/maand?
– Wat is je budget?

Heb je de vragen beantwoord? Dan heb je een goed beeld voor jezelf gemaakt en kun je kijken welke VA bij jou en jouw bedrijf past. Hoe kom je aan een VA? Vraag eens rond in je netwerk of iemand al samenwerkt met een VA of er één kent die aansluit bij de werkzaamheden die jij wilt uitbesteden.

Het gesprek
Je hebt een VA gevonden en een kennismakingsgesprek ingepland. Een gesprek kan onder andere via de telefoon, Skype of zoom worden gehouden. Bespreek wat jij wil bereiken en waar je als ondernemer mee zit. Wees zo duidelijk mogelijk over de opdracht en verwachtingen die jij hebt. Bepaal samen de programma’s waarmee je wilt werken en bespreek het maximale aantal uren voor de werkzaamheden. Vergeet ook niet dat een VA tijd nodig heeft om jouw werkzaamheden onder de knie te krijgen.

En dan
Na het gesprek zal de VA een overeenkomst sturen waarin de werkzaamheden, gemaakte afspraken en kosten vermeld staan. Vergeet niet om afspraken te maken over de facturatie voor jullie samenwerking begint. Verwerkt je VA vertrouwelijke gegevens? Laat de VA in de overeenkomst zetten hoe zij hiermee omgaat. Hou de communicatie zo duidelijk mogelijk, zo voorkom je teleurstellingen achteraf.

Lastig
Als je het nog lastig vindt om werk uit te besteden kun je beginnen met kleine opdrachten. Zo kunnen jij en je VA rustig aan elkaar wennen en ervaar je of de samenwerking prettig verloopt.

Wat moet je nog doen?
Maak een beheeraccount aan voor je VA en stuur instructies en inloggegevens naar je VA toe.

Ben je benieuwd hoe jij en ik kunnen  samenwerken? Neem dan contact met mij op. Je kunt me hier bereiken of via va@teunissenonlinesupport.nl


Bloggen goed voor je bedrijf

Blog jij?
Bloggen is goed voor je bedrijf, maar dat wist je natuurlijk al! Dat het plaatsen van een blog zorgt dat Google jouw website interessant blijft vinden en daardoor meer potentiële klanten naar je website trekt, is al lang geen nieuws meer.

Bloggen – Nu de echte reden!
Laat zien wie je bent, wat je voor je klanten kunt betekenen en geef jouw expertise of visie om jezelf te onderscheiden. Met een blog kun je laten zien wat je voor een ander kunt betekenen. MAAR vind je het lastig om steeds een nieuw onderwerp te bedenken? Waarom beschrijf je niet eens hoe jouw dag als ondernemer eruit ziet? Denk je dat dit saai is? Juist niet, je geeft je klanten een kijkje achter de schermen. Staat je blog op je website? Deel hem dan ook even op Social Media.

Wist je dit?
Een afbeelding zegt meer dan 1000 woorden. Een blog wordt vaker gelezen met een pakkende afbeelding. Logische, toch? Er zijn verschillende websites waar je mooie afbeeldingen van mag gebruiken, maar zelf een pakkende foto maken is natuurlijk nog veel persoonlijker.

Bloggen en een VA?
Dat bloggen een goed idee is, zijn we nu wel achter. Maar bloggen kost gewoon een hoop tijd. De oplossing is dat jij als ondernemer een ruwe versie van je blog schrijft of inspreekt en je deze laat uitwerken door een VA.

Alles op een rijtje?
Jij bent de expert, dus jij levert de tekst aan. Gesproken of geschreven. Je appt je VA het ingesproken bericht of mailt je geschreven tekst. Je VA, bedenkt een titel, zoekt of maakt een passende foto, schrijft de content voor je website, redigeert de tekst en als alles is gecontroleerd plaatst ze wanneer jij dit wil je blog online en deelt het op Social Media. Makkelijk he?

7 redenen waarom jij een Virtual Assistant kunt gebruiken!

Waarom kun jij een Virtual Assistant gebruiken? Hieronder lees je de voordelen voor een samenwerking met een VA.

  1. Flexibel
    Virtual Assistants (VA) plannen hun eigen uren in waardoor ze erg flexibel zijn. Het voordeel is dat je een VA alleen inhuurt voor de uren waarin je haar echt nodig hebt. Flexibel toch?
  2. Zelfstandig
    Een VA inwerken kost tijd, maar een VA is erg zelfstandig, dat moet ook wel als ondernemer. Ze pakt werkzaamheden snel op zodat jij je kunt richten op andere werkzaamheden.
  3. Efficiënter dan werknemers
    Een Virtual Assistant wordt niet afgeleid door collega’s en kan daardoor harder en efficiënter werken.
  4. Lage kosten
    Een VA inhuren lijkt misschien duur. Maar je hoeft geen personeelskosten te betalen. Geen kantoor, laptop, telefoon, vakantiegeld, bonus, pensioen of ziektekosten te betalen. De enige kosten zijn de daadwerkelijk gewerkte uren. Daarnaast kun je de btw op de factuur terug vragen en het loon van je VA valt onder zakelijke kosten, deze kun je aftrekken van je inkomstenbelasting. Dus lage kosten!
  5. Enthousiast
    Elke opdracht is nieuw. Daardoor blijft je VA gefocust, scherp en enthousiast. Een Virtual Assistant vindt het belangrijk om goed werk te leveren, zodat jij reclame maakt voor haar in jouw netwerk. Dit is weer goed voor haar reputatie. Je kunt je dus voorstellen dat een VA zich goed wil inzetten.  
  6. Sparringpartner
    Wist je dat je VA jouw bedrijf echt leert kennen? Het voordeel hiervan is dat je haar kunt gebruiken als sparringpartner. Met in een frisse blik in jouw bedrijf, haar ervaring en achtergrond kan zij met hele goede ideeën komen.  
  7. Tijd en extra inkomsten
    De tijd die je VA oplevert, door bijvoorbeeld jouw takenlijst of terug kerende taken over te nemen, kun jij besteden aan het binnenhalen van nieuwe klanten. Dit creëert voor jou extra tijd en inkomsten.

Wat houdt je nog tegen om met een Virtual Assistant te werken?  VA@teunissenonlinesupport.nl

Een Virtuele Assistent iets voor jou?

Loopt je bedrijf goed maar wordt het werk je een beetje te veel? Of heb je alles prima onder controle? …….. Je plant afspraken niet altijd direct in en loopt soms een klein beetje achter met de mail… Maar de opdrachten stromen binnen!

MAAR….
Wat kun je bereiken met een beetje extra tijd? Misschien heb je alles onder controle, maar wat als je een klein bedrag per maand zou investeren? Hoe? Simpel! Werk delegeren aan een Virtuele Assistent! Hoe zou je bedrijf er dan uit zien?

Rust en tijd…
Een Virtuele Assistent is iemand die op afstand werkt en werk bij jou weg haalt, zodat jij meer tijd beschikbaar hebt voor andere zaken in je bedrijf! Met een VA heb je dus de voordelen van ondersteuning en toch geen personeelskosten!

Levert geld op!
Zie een Virtuele Assistent als een investering, het kost tijd en geld, maar het levert ook tijd en geld op! Vergelijk jouw uurtarief met die van je VA en de investering verdient zich meteen terug. In de tijd dat je VA voor jou werkt, kun jij weer een klus oppakken.

Twijfel
Twijfel je? Een VA inwerken kost eerst tijd, je moet kennismaken en bespreken wat je wil, maar het is een investering die je heel veel tijd bespaart in de toekomst!

Ontmoet je VA
Spannend? Natuurlijk!! Een VA werkt mee aan jouw levenswerk, je eigen bedrijf. Dat kan lastig zijn, daarom is een kennismakingsgesprek heel belangrijk het kan helpen om de laatste twijfels weg te nemen. Hoe gaat een kennismaking? Dit kan telefonisch, maar het beste is toch om elkaar even te zien, bijvoorbeeld via Skype. Bedenk welke werkzaamheden je wil laten oppakken zodat je deze kunt bespreken in het gesprek.

Nieuwsgierig geworden of heb je nog vragen? Je kunt me hier bereiken of via

va@teunissenonlinesupport.nl