Blog

Vraag jij je wel eens af hoe ze dat toch allemaal doen? Die ”succesvolle” ondernemers. Er zit toch in hun dag ook maar 24 uur? Wat is het geheim van een CEO of CFO? Een secretaresse.

Misschien lijkt dat voor jou onmogelijk omdat je niet iemand 40 uur in de week nodig hebt. Daarom is een Online Assistent, ook wel Virtual Assistant of Virtueel Assistent genoemd een goede oplossing. Deze kun je inhuren voor de uren dat jij écht iemand nodig hebt. Voor sommige ondernemers is dat enkele uren per dag en voor andere ondernemers enkele uren per week of per maand.

Als je kijkt naar jouw werkzaamheden, van de uren die je op een dag werkt, ben je al snel 2 uur kwijt aan je mail, administratie, offertes aanvragen en andere ad-hoc zaken. Met een assistent die een groot deel van deze zaken kan overnemen, houd je dan al snel wat tijd over die je kunt besteden aan datgene wat nodig is en waar je geld mee verdient. Als je het zo bekijkt levert een assistent je dus tijd en ook extra geld op.

Benieuwd wat ik voor je kan betekenen?

Als ondernemer heb je drie investeringsstromen. Tijd, geld en energie. Geld kun je verdienen, energie kun je opladen, maar tijd is jouw meest kostbare bezit. Wanneer je voor de afweging staat geld of tijd besparen, kies dan waar mogelijk voor tijd besparen. Dit kun je doen met een Virtual Assistent, ook wel Online Assistent genoemd, ben je benieuwd hoe dit werkt of wat dit voor jou kan betekenen?

1. Overzicht: door het in kaart brengen van je werkzaamheden, to-do’s en een planning, helpt een assistent om overzicht te krijgen en bewaren. Taken die structureel terug komen kun je makkelijk uitbesteden en zo word jij productiever en effectiever.
   
2. Focus: door dingen uit te besteden krijg jij tijd en ruimte voor zaken die jouw focus nodig hebben. Denk aan het bij blijven met de nieuwste ontwikkelingen van jouw vakgebied of uitbreiding van jouw onderneming.
   
3. Tijd: door ondersteunende werkzaamheden uit te besteden, krijg je tijd en tijd. Geld kun je verdienen, energie kun je opladen maar tijd is het meest kostbare bezit, je kunt het één keer uitgeven en je krijgt het nooit meer terug.
   
4. Plezier: Je bent geen ondernemer geworden om ook alle kleine klusjes zelf te blijven uitvoeren. Je bent ondernemer om je te focussen op dat wat jij het aller leukste vindt, waar jij het beste in bent en waar jij voldoening uithaalt. Wanneer je daar weer meer tijd aan kunt besteden, ervaar je meer plezier. En dat heeft een positieve uitwerking op jou, jouw omgeving en jouw bedrijf.
   
5. Minder stress: uit onderzoek blijkt dat het ongeveer 8 minuten duurt voordat je focus terug is na afleiding. Wanneer jij je laat afleiden door allerlei zaken, verlies je veel tijd door gebrek aan focus en misschien heb je zelfs het gevoel dat er mee to do’s bij zijn gekomen, in plaats van dat deze er af zijn gegaan.
   

Van de uren die je op een dag werkt, ben je al snel 2 uur kwijt aan je mail, administratie, offertes aanvragen en andere ad-hoc zaken. Met een assistent houd je dan al snel wat tijd over die je kunt besteden aan datgene wat nodig is en waar je geld mee verdient. Als je het zo bekijkt levert een assistent je dus ook tijd en geld op.

Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen?

Laatst keek ik een documentaire over mensen en hun werkhond. Eerst zag je een dame die met een roedel sledehonden op pad ging, de honden legden zo’n 120 km per dag af voor de slee en ze waren zo gedreven om te werken, dat de honden naast de rem op de slee, ook een sneeuwscooter nodig hadden, die werd aangekoppeld aan de slee en mee moest remmen om de honden af te kunnen remmen.

Na die dag 120 km lopen, werden de honden aangelijnd voor hun verplichte rust. De volgende dag moesten ze zich namelijk weer voor de volle 100% inzetten en 120 km terug naar huis kunnen lopen. Deze verplichte rust helpt de hond om gefocust, gezond en fit te blijven.

Wil jij je iedere dag voor de volle 100% inzetten voor je bedrijf? Dan lukt het niet om als een sneltrein door te blijven gaan en 110% te blijven geven. De eerste jaren wel, maar uiteindelijk ga je ergens op inleveren en kan zelfs een beginnende burn-out om de hoek komen kijken. Voor veel ondernemers is dit een struikelblok, juist omdat het werk zich blijft opstapelen, maar ook een sneltrein komt af en toe tot stilstand of moet tijdelijk even afremmen om zijn doel te halen. Dus ook jij moet af en toe even een pas op je plaats maken zodat je vol kunt blijven houden wat jij leuk vindt!

Het tweede voorbeeld ging over 2 Turkse herdershonden. De honden woonden bij een kudde geiten en beschermde hen tegen zwarte beren, grizzly beren en hongerige wolven. Je kunt je voorstellen dat een hond vrij klein is in vergelijking met een beer, dus de honden hebben behoorlijk veel moed nodig om een beer weg te jagen. Terwijl 1 hond de beer verjaagde, bleef de andere hond bij de geiten achter om ze te beschermen en te zorgen dat de geiten zich toch veilig konden voelen.

De les? Samen sta je sterk. Met twee kun je meer bereiken dan alleen, maar je hebt ook moed nodig om achter grote dingen aan te gaan.

Het derde voorbeeld ging over een NFL Amercian football speler. Na jaren in de topsport te hebben gewerkt, merkte hij op dat hij geen voldoening uit zijn fortuin haalde. Hij doneerde zijn spullen aan een goed doel, kocht een camper en reed naar het asiel. Daar zocht hij een hond uit die al lang in het asiel zat, één die de moed op een huis had opgegeven. De man heeft 2 jaar lang in zijn camper met alleen de hond rondgereisd.

De les? Ook als je het even niet meer ziet zitten, er is altijd een uitweg.

Hoe kun je als ondernemer jouw sneltrein even afremmen en meer rust en focus krijgen? Wat helpt je om er niet langer alleen voor te staan en ook als je het even niet meer ziet zitten omdat je werk zich opstapelt? Er is altijd een oplossing. Zo kan voor ondernemers een online assistent, ook wel Virtual Assistant genoemd, echt een uitkomst zijn.

Wil je meer weten over wat een online assistent voor je kan betekenen?

Je bent begonnen, eindelijk heb je een Virtual Assistant gevonden. Wat ben je blij, maar je vindt het ook spannend. Zijn al die verhalen nou echt waar over het besparen van tijd, geld en het creëren van rust? Of heb je juist het gevoel dat je nu nog meer stress hebt? Je moet werk op tijd aanleveren en je Virtual Assistant aan het werk houden, je hebt nu nog meer op je todo list staan in plaats van minder.. Dat is natuurlijk niet de bedoeling!

Hoe zorg je nou wel voor die rust?
Heb je van tevoren goed nagedacht over de werkzaamheden die je wilt uitbesteden? Je zegt volmondig: JA! Nou ja, eigenlijk begint de twijfel toe te slaan, heb ik hier wel goed over nagedacht? Wat waren eigenlijk je verwachtingen? Misschien heb je er niet zo goed bij stil gestaan als je in eerste instantie dacht. Nu vraag je jezelf af hoe haal ik nou het meeste uit een Virtual Assistant?

Simpel, in plaats van allemaal nieuwe werkzaamheden aan te leveren, die jouw veel tijd en stress bezorgen.. En haar veel tijd kosten omdat ze iedere keer moet uitzoeken hoe het werkt. Kun je haar het beste routineklussen geven.

Denk aan: het plaatsen van artikelen op jouw website. Jij leest een artikel die je goed kunt gebruiken op je website, mail het linkje even door met de vraag het te plaatsen + de bronvermelding natuurlijk. Je VA zoekt er een passende afbeelding bij en plaatst het op jouw website. Ze kan zelfs gelijk op je Social Media kanaal een kort bericht plaatsen over het artikel. Zo trek je direct weer nieuwe bezoekers naar jouw website.

Social Media, het bedenken van berichten kun je op ieder moment doen. Het zoeken van afbeeldingen, inplannen van je berichten op de juiste momenten, het reageren of liken van al je berichten, dat kost veel tijd, je moet een moment vinden om hier even rustig voor te zitten en voor je het weet ben je een uur verder door het lezen en reageren van alle berichten op je Social Media kanalen. Laat je VA dit doen! Maak een content kalender, dit kost even tijd maar ga er een avond voor zitten en vul die kalender voor het kwartaal, een half jaar of zelfs een jaar! Dan heb je al een deel van de werkzaamheden uitbesteed. Je VA kan dit verder zelfstandig oppakken. Zij hoeft je niet meer te storen, jij hoeft er verder niet meer aan te denken! 

Vind je het nog een beetje moeilijk om het los te laten? Raak je dan voor je gevoel de ‘controle’ kwijt? Kies dan zelf een aantal afbeeldingen.  Je VA kan met behulp van diverse tools deze afbeeldingen bewerken en hierin een quote plaatsen van de content die jij aangeleverd hebt. Zo creëer je gelijk een huisstijl, wat weer zorgt voor herkenning bij jouw doelgroep. Het resultaat is een professionele uitstraling.

Administratie
Nog zo’n routine klus.. Heb jij een overzicht voor de belastingdienst waarin je netjes je uren kunt verantwoorden? Moet je de facturen nog versturen? Ook dit kost veel tijd, je kunt je VA bombarderen met e-mails en zij netjes jouw uren verwerken in een overzicht, zo je urenadministratie is weer op orde, iets wat veel tijd kost maar wel belangrijk is. De facturen, je VA is geen boekhouder maar kan natuurlijk je facturen netjes naar je klanten toesturen en een kasboek voor je maken. Al deze werkzaamheden zorgen toch snel voor een behoorlijk aantal uren werk per maand. Werk waar je even voor moet gaan zitten. Goed nadenken en je concentratie bij moet houden. Besteed het lekker uit en haal het meeste uit je Virtual Assistant met routine klussen, voor jou fijner en goedkoper en voor fijner omdat ze weet waar ze aan toe is! Zo haal je het meeste uit je VA.

Wil je weten wat een Virtual Assistant nog meer voor je kan oppakken? Stuur mij gerust vrijblijvend een e-mail. Alle mails lees en beantwoord ik persoonlijk.